GESTÃO DE CONTRATOS

É praxe que os fornecimentos  ou
aquisições da empresa tenham a materialização de um acordo comercial para essa
transação (fornecimento ou aquisição) em documento que objetive condensar todos
os detalhes dessa operação comercial.

Os contratos tem essa finalidade
considerando que as  atividades negociais da empresa sobrevivem
através de fornecimentos e aquisições, sendo fato que as mesmas necessitam
estar revestidas de formalidades para que ocorra a defesa dos interesses das
partes.  Dessa forma, a gestão de contratos é componente indissociável da
boa administração dos negócios da companhia.

A relação comercial tem, via de
regra, início agradável entre as partes, sendo ideal que durante todo o período
de fornecimento isso se mantenha e se fortaleça. Fator decisivo para isso tem
envolvimento direto com a clareza dos tópicos contratuais que revestem  a
operação, o acompanhamento dos mesmos, a identificação de necessidades de
correções e a efetivação das mesmas.

O fornecimento ou a aquisição tem
como preliminares as homologações das empresas envolvidas no processo quanto a,
por exemplo, seus aspectos técnicos, tecnológicos e mercadológicos, bem como
econômicos, financeiros e tributários.

A validação dos escopos das operações
é item de relevância “sine qua non” no processo visto ser ele o que
comprovadamente é o mais suscetível a erros e equívocos descritivos,
ocasionando desgastes comerciais, financeiros e por vezes até judiciais ao
processo e a relação entre as partes. O objetivo do fornecimento precisa estar
amplamente detalhado e ser alvo do consenso entre os envolvidos na operação.

Resultado dessas etapas precedentes é
a formalização do compromisso de fornecimento quanto a correta identificação do
produto, quantidade, valor, carga tributária, prazos, garantias, seguro,
reajustes, modalidade de fornecimento, por exemplo, turn key ou empreitada
global, ou empreitada parcial, instalação de produto manufaturado e fornecido
pelo próprio instalador, ou instalação de itens adquiridos de terceiros, entre
outros tópicos a avaliar. Na gestão do contrato também são verificados aspectos
relacionados a subfornecedores e possíveis vinculações trabalhistas do
contratante e do destinatário final do fornecimento por conta dessa subcontratação.

Atualmente temos um conjunto de
documentos a serem apresentados buscando eliminar solidariedade em termos
trabalhistas, previdenciários e tributários de contratante e destinatário
final  no processo, tendo a identificação desse conjunto de documentos o
título de  “data book”.

A boa gestão dos contratos da
empresa, seja de fornecimentos ou de aquisições, deve ser considerada um
decisivo suporte a gestão econômica e financeira do negócio em busca da
rentabilidade das operações. Essa atividade desenvolvida de forma plena pode se
transformar em ferramenta comercial direcionada a prospecção de novos negócios,
considerando que uma boa administração contratual deve focar resultados na
redução de custos, o que é um avaliador para novos  fornecimentos.

A gestão de contratos está
relacionada a integrar as atividades das áreas envolvidas com o fornecimento de
forma a manter a normalidade da operação no tocante a qualidade, prazo e
custos. Esse tripé atende as expectativas do cliente e proporciona a rentabilidade
projetada para as operações.

Temos evidenciado com frequência um
ponto de suma importância na avaliação dessa atividade, estando o mesmo relacionado
à finalização do contrato de fornecimento. Para muitos contratos relacionados a
obras ou fornecimentos de curto ou longo prazo, é interessante o
tratamento aplicado por empresas à questão. Inicia-se o fornecimento, mas não
se tem a finalização dos mesmos, evidenciando uma vinculação excessiva do
fornecedor com o adquirente e mantendo esse vínculo com o
objeto, visto que não houve a formalização do final do contrato mesmo tendo
essa finalização ocorrido de fato. As empresas devem estar atentas a esse
ponto.

Jorge Carlos Bahia, bacharel em
administração de empresas, contador, consultor de empresas, palestrante,
professor em cursos profissionalizantes, sócio proprietário do Grupo Bahia
Associados,  com experiência profissional de mais de 20 anos em empresas
multinacionais atuando na área fiscal,  tributária, contábil e
controladoria.