Uma pesquisa sobre SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) feita através da JAP’S SPED na Internet, coordenada pelos consultores José Adriano Pinto e Roberto Dias Duarte apontou que são diversos os problemas que as empresas enfrentam com relação à EFD (Escrituração Fiscal Digital).
O levantamento, realizado entre 15 e 18 de março de 2012, contou com a participação de 470 profissionais responsáveis pela Escrituração de mais de cinco mil corporações. Representantes de organizações contábeis, fornecedores de software, comércio varejista, serviços, comércio atacadista e diversos setores industriais participaram da pesquisa.
De acordo com o estudo, apesar de 90,2% terem transmitido os arquivos no prazo inicial (14/3/2012),a maioria (60,4%)enfrentou problemas na operação. O ponto de maior destaque foi a insegurança quanto à qualidade do conteúdo. De acordo com o levantamento, 68,5% afirmaram que pretendem retificar a Escrituração, sendo que79,1% declararam enfrentar problemas quanto aos dados da EFD.
A diretora de consultoria da ABC71, empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial, Miriam Negreiro, acredita que são inúmeras as razões que levam as empresas a enfrentarem tantas dificuldades com entregas deste porte, principalmente porque o cruzamento de todas as informações processadas passar a ficar mais evidente e o reflexo entre uma operação fiscal e o seu devido crédito ou débito passa a ser uma consequência de toda transação efetuada no sistema. “Uma das maiores dificuldades está na preparação dos cadastros das empresas, no alicerce. Como a grande maioria das empresas não possui essas informações centralizadas, esse fato compromete todas as demais operações”, afirma.
A especialista da ABC71, Miriam Negreiro, faz questão de ressaltar que a responsabilidade dessa problemática começa por quem cria ou dá manutenção adequada aos cadastros que possuem implicações fiscais e contábeis e na forma de operar/usar esses dados nas transações de entrada ou saída. “Mesmo com um cadastro primoroso, as empresas devem se preocupar também com a leitura e a aplicação dessas informações pela base usuária, pois são os recursos humanos que ‘aplicam’ e ‘classificam’ as operações”, avalia Miriam.
Segundo ela, uma das alternativas para apoiar essas ações é desenvolver cartilhas operacionais dedicadas às equipes funcionais, que integradas às parametrizações sistêmicas, auxiliem o usuário final no momento de dar uma entrada ou efetuar uma saída que irá refletir nos livros fiscais e nas apurações de impostos e consequentemente na contabilização de todas essas transações”, explica.
Outra indicação importante na opinião da diretora de consultoria da ABC71 é aproximar as áreas fiscal e contábil das áreas funcionais de entrada e saída de mercadoria (Recebimento físico e fiscal e Expedição). “No sistema Omega, buscamos continuamente o desenvolvimento de funcionalidades para apoiar os responsáveis das áreas fiscal e contábil no registro de todas as possíveis regras pelas quais as empresas devem operar e prestar contas via entregas fiscais (SPED)”, completa.
O estudo também mapeou o perfil dos profissionais que responderam aos questionários e constatou que 30% integram organizações contábeis. O fato demonstra a importância do setor no processo de transmissão da EFD Contribuições. Para os coordenadores da pesquisa, em teoria o projeto do SPED estaria limitado às grandes empresas, que têm os tributos apurados pelo Lucro Real. Contudo, mesmo neste perfil empresarial nota-se uma grande participação dos contabilistas terceirizados. Além desse público, responderam também representantes de todo os segmentos empresariais. O comércio varejista e atacadista também merece destaque com 8,3% e 3,6%, respectivamente.
O setor de serviços apresentou uma participação de 7,5%. Já o industrial obteve uma participação expressiva, em suas diversas especializações, com destaque para: automobilística (3,4%), bens de consumo (2,8%), siderurgia e metalurgia (2,3%). O setor da construção foi representado por 3,2%.
Outro ponto relevante da pesquisa destaca que cerca de ¾ desses profissionais são responsáveis pela Escrituração de mais de uma empresa e 10,4% afirmou ter a responsabilidade pela Escrituração de mais de 30 empresas.
Outra constatação revelou que menos de 10% dos entrevistados afirmaram ter deixado de cumprir o prazo inicial de 14 de março de 2012 para o envio das contribuições, lembrando que prazo foi postergado para às 23:59 do dia 16. O que indica que o número oficial de transmissões fora do prazo deve ser inferior a 10%.
Sobre os problemas de transmissão dos arquivos, menos de 40% dos profissionais afirmaram ter transmitido os arquivos digitais da Escrituração das Contribuições sem dificuldades. De fato, o levantamento indica que foram relatados, através das redes sociais, problemas diversos nos servidores da Receita Federal do Brasil. Posteriormente, a própria autoridade admitiu dificuldades técnicas e prorrogou o prazo por mais 48 horas.
Os problemas técnicos nos servidores da Receita Federal do Brasil também foram captados pela pesquisa que apontou que 52,3% das empresas gastaram mais de 15 minutos para transmitir os arquivos digitais da Escrituração das Contribuições. O mais alarmante é que 38% informaram ter demorado mais de uma hora para executar a transmissão.
Mesmo com o alto número de empresas que cumpriram os prazos, a realidade da EFD – Contribuições mostra-se bastante complexa. As empresas tiveram quase dois anos para se preparar (a publicação da Instrução Normativa que deu origem à EFD PIS/COFINS é datada de julho/2010). Entretanto, a complexidade deste projeto reflete-se no elevado índice de retificações que deve se concretizar.
Além de quase 80% afirmar ter encontrado algum problema com relação ao conteúdo, há uma grande diversidade de problemas relatados.