por Dante Stopiglia e Nelson Alves*
deverá entrar em vigência completa até dezembro de 2014, integra uma complexa
rede de obrigações eletrônicas de prestação de informações dos empregadores à
Receita Federal do Brasil e às Secretarias Estaduais, conhecida como SPED
(Sistema Público de Escrituração Digital). A cada ano, o SPED vem
“cercando” o contribuinte brasileiro para manter suas informações
atualizadas perante os governos federal e estaduais, exigindo que dados de
empresas sejam enviados de forma precisa e consistente.
Esse novo sistema eletrônico de informações
abrigará, fundamentalmente, obrigações decorrentes das relações trabalhistas e
previdenciárias. E fará com que os dados, até então arquivados dentro das
próprias empresas, interajam com o ambiente criado pelo eSocial, gerando uma
única fonte de informações constantemente disponível para os diversos órgãos do
governo envolvidos no projeto. Isso permitirá maior dinamismo e acessibilidade
a tais informações e diminuirá, ao longo do tempo, a obrigatoriedade de
arquivamento de grande parte de documentos, bem como a quantidade das variadas
obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias existentes,
desburocratizando, assim, os procedimentos trabalhistas.
“apertado” das autoridades fiscais e considerando que a totalidade das
informações das áreas trabalhista e previdenciária será disponibilizada
periodicamente pelas empresas em ambiente eletrônico, prevê-se um significativo
aumento da carga tributária. Isso ocorrerá tanto pela regularização de diversos
procedimentos que até então podem estar em desacordo com a legislação vigente,
como pela imposição de penalidades às empresas, expondo-as a riscos que, até o
momento, não eram verificados pela fiscalização.
percebidos em médio e longo prazo, mas, por enquanto, os desafios da mudança
devem ocupar as agendas dos empresários e da alta administração das empresas,
uma vez que foi alterado o formato de envio das informações às autoridades
fiscais, exigindo uma nova cultura para as práticas trabalhistas,
previdenciárias e fiscais até então adotadas. Isso porque o eSocial exigirá das
empresas uma importante integração com as demais informações financeiras e
contábeis já compreendidas pelo sistema SPED há alguns anos. As empresas
deverão ainda ter uma maior integração e comunicação entre seus departamentos e
áreas de negócios, deixando de existir o “dono da informação”, como o
departamento financeiro, o departamento contábil, o jurídico ou o RH das
empresas. É claro que as empresas continuarão segregadas por divisões e
departamentos, mas as informações prestadas às autoridades fiscais deverão ser
precisas e, antes do envio, conciliadas, ou seja, lidas de forma única pelos
diversos departamentos da empresa.
não somente para a elaboração correta das informações enviadas às autoridades
fiscais no layout exigido pelos atos normativos, mas, principalmente, para se
reestruturar fazendo com que o sistema eSocial seja suprido com dados
uniformes, consistentes e atualizados. Deverão ter um foco muito grande na
preparação de dados para atendimento a esta nova obrigação, uma vez que as
informações trabalhistas e previdenciárias, na maioria das empresas, ainda são
organizadas pela área de recursos humanos de forma independente das outras
áreas (financeira, jurídica ou contábil).
precisará se adaptar muito a essa nova realidade porque, embora algumas
empresas já possuam sistemas que administram os dados da área, existe a
necessidade de se adequarem ao novo formato e à nova forma de envio das
informações relativas às relações trabalhistas e
previdenciária. As informações devem ser precisas e entregues no momento exato,
demandando, assim, eficiência das equipes internas e sistema estruturado para
atender à nova demanda, bem como a definição clara de processos internos com
uma importante coordenação de todos os dados.
pesquisa com 48 empresas de diversos setores da economia – a maioria de capital aberto e de grande porte – com
o objetivo de analisar justamente como estão se preparando para cumprir as
obrigações do eSocial. Do universo pesquisado, 75% já possuem um plano de ação
definido e estão em fase de implementação para se adequarem a essas novas
exigências. A pesquisa indicou que, apesar de a área de Recursos Humanos ser a
mais impactada dentro das empresas, seguida da de Saúde, Segurança e Meio
Ambiente e Contábil, este deve ser um projeto de toda a empresa pela relevância
das informações constantes e possíveis reflexos futuros.
das empresas consideram que a principal dificuldade para adequação às novas
exigências é a mudança cultural que a organização terá que enfrentar e 44%
acreditam que o principal motivo das dificuldades a que o novo sistema exige
deve-se à necessidade de integração de dados de diversas fontes e origens.
também sobre os ganhos e benefícios que o eSocial trará, pois, com a preparação
e a adequação correta, poderão fazer melhorias no cumprimento da legislação
trabalhista, previdenciária, social e fiscal, evitando, assim, problemas como
multas e processos trabalhistas e administrativos.
tributária