ARTIGO- O IMPACTO DO eSOCIAL NAS EMPRESAS

                                                                                                         por Dante Stopiglia e Nelson Alves*

O eSocial, novo programa do governo federal que
deverá entrar em vigência completa até dezembro de 2014, integra uma complexa
rede de obrigações eletrônicas de prestação de informações dos empregadores à
Receita Federal do Brasil e às Secretarias Estaduais, conhecida como SPED
(Sistema Público de Escrituração Digital). A cada ano, o SPED vem
“cercando” o contribuinte brasileiro para manter suas informações
atualizadas perante os governos federal e estaduais, exigindo que dados de
empresas sejam enviados de forma precisa e consistente.

Esse novo sistema eletrônico de informações
abrigará, fundamentalmente, obrigações decorrentes das relações trabalhistas e
previdenciárias. E fará com que os dados, até então arquivados dentro das
próprias empresas, interajam com o ambiente criado pelo eSocial, gerando uma
única fonte de informações constantemente disponível para os diversos órgãos do
governo envolvidos no projeto. Isso permitirá maior dinamismo e acessibilidade
a tais informações e diminuirá, ao longo do tempo, a obrigatoriedade de
arquivamento de grande parte de documentos, bem como a quantidade das variadas
obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias existentes,
desburocratizando, assim, os procedimentos trabalhistas.

Com o controle mais
“apertado” das autoridades fiscais e considerando que a totalidade das
informações das áreas trabalhista e previdenciária será disponibilizada
periodicamente pelas empresas em ambiente eletrônico, prevê-se um significativo
aumento da carga tributária. Isso ocorrerá tanto pela regularização de diversos
procedimentos que até então podem estar em desacordo com a legislação vigente,
como pela imposição de penalidades às empresas, expondo-as a riscos que, até o
momento, não eram verificados pela fiscalização.
Os benefícios poderão ser
percebidos em médio e longo prazo, mas, por enquanto, os desafios da mudança
devem ocupar as agendas dos empresários e da alta administração das empresas,
uma vez que foi alterado o formato de envio das informações às autoridades
fiscais, exigindo uma nova cultura para as práticas trabalhistas,
previdenciárias e fiscais até então adotadas. Isso porque o eSocial exigirá das
empresas uma importante integração com as demais informações financeiras e
contábeis já compreendidas pelo sistema SPED há alguns anos. As empresas
deverão ainda ter uma maior integração e comunicação entre seus departamentos e
áreas de negócios, deixando de existir o “dono da informação”, como o
departamento financeiro, o departamento contábil, o jurídico ou o RH das
empresas. É claro que as empresas continuarão segregadas por divisões e
departamentos, mas as informações prestadas às autoridades fiscais deverão ser
precisas e, antes do envio, conciliadas, ou seja, lidas de forma única pelos
diversos departamentos da empresa.
Nesse contexto, as empresas deverão se preparar,
não somente para a elaboração correta das informações enviadas às autoridades
fiscais no layout exigido pelos atos normativos, mas, principalmente, para se
reestruturar fazendo com que o sistema eSocial seja suprido com dados
uniformes, consistentes e atualizados. Deverão ter um foco muito grande na
preparação de dados para atendimento a esta nova obrigação, uma vez que as
informações trabalhistas e previdenciárias, na maioria das empresas, ainda são
organizadas pela área de recursos humanos de forma independente das outras
áreas (financeira, jurídica ou contábil).
A área de recursos humanos, de forma geral,
precisará se adaptar muito a essa nova realidade porque, embora algumas
empresas já possuam sistemas que administram os dados da área, existe a
necessidade de se adequarem ao novo formato e à nova forma de envio das
informações relativas às relações trabalhistas e
previdenciária. As informações devem ser precisas e entregues no momento exato,
demandando, assim, eficiência das equipes internas e sistema estruturado para
atender à nova demanda, bem como a definição clara de processos internos com
uma importante coordenação de todos os dados.
A PwC Brasil realizou uma
pesquisa com 48 empresas de diversos setores da economia – a   maioria de capital aberto e de grande porte – com
o objetivo de analisar justamente como estão se preparando para cumprir as
obrigações do eSocial. Do universo pesquisado, 75% já possuem um plano de ação
definido e estão em fase de implementação para se adequarem a essas novas
exigências. A pesquisa indicou que, apesar de a área de Recursos Humanos ser a
mais impactada dentro das empresas, seguida da de Saúde, Segurança e Meio
Ambiente e Contábil, este deve ser um projeto de toda a empresa pela relevância
das informações constantes e possíveis reflexos futuros.
A pesquisa indica que 32,8%
das empresas consideram que a principal dificuldade para adequação às novas
exigências é a mudança cultural que a organização terá que enfrentar e 44%
acreditam que o principal motivo das dificuldades a que o novo sistema exige
deve-se à necessidade de integração de dados de diversas fontes e origens.
As empresas manifestaram-se
também sobre os ganhos e benefícios que o eSocial trará, pois, com a preparação
e a adequação correta, poderão fazer melhorias no cumprimento da legislação
trabalhista, previdenciária, social e fiscal, evitando, assim, problemas como
multas e processos trabalhistas e administrativos.
*Sócios da PwC Brasil e especialistas em consultoria
tributária


Foto 1 – Dante Stopiglia
Foto 2 – Nelson Alves

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