BENEFÍCIOS DA CULTURA DE CONTROLE E ELIMINAÇÃO DE DESPERDÍCIOS NAS ORGANIZAÇÕES

COLUNA DO CEO DO GRUPO BAHIA ASSOCIADOS, JORGE BAHIA 

As empresas buscam de várias maneiras alcançar a sua eficiência operacional, isso não poderia ser diferente, pois é o foco de qualquer investimento. Porém, quando se questiona o conceito dessa busca, ou seja, de fato o que é essa eficiência e os benefícios dela para a organização, temos um instante de silêncio como se a questão fosse tão óbvia que a pergunta não caberia na abordagem.

Na realidade essa busca está relacionada a administração do desperdício, a busca do desempenho e da qualidade com a quantidade certa de insumos e investimentos, impactando a agilidade no atendimento. O que parece ser óbvio, como a dedução clara de rentabilidade e lucratividade, é uma consequência da administração do desperdício, de se trabalhar com o investimento seja material, seja financeiro, seja de mão de obra, todos na medida certa, nem mais e nem menos. Como ter rentabilidade e lucratividade sem antes atender esses quesitos – eliminar desperdícios tendo investimentos na medida exata.

Para que isso ocorra, temos que nos valer de processos e procedimentos que atendam a necessidade da operação que apresentem a dinâmica da atualização. Aí surgem outras questões não menos importantes, relacionadas ao que é processo, e ao que é procedimento?

O processo está relacionado as atividades do negócio e de suporte a realização do mesmo objetando o alcance de suas propostas de seu objetivo. Exemplo em uma empresa industrial, para que ela possa fabricar e vender seus produtos, ela terá vários processos: de manufatura, de compras e vendas,financeiro, de gestão de colaboradorese gestão patrimonial, e outros. É preciso identificar como esses eventos e relacionam, qual a dependência entre eles, qual o investimento para seu pleno funcionamento, como será a interação de funções dessa “máquina” para que ela apresente resultado para o fim ao qual se destina.

Já o procedimento indica a forma de executar determinado processo, ou seja, que material ou informação se recebe, com qual qualidade, em qual prazo, de quem, o que fazer com esse material ou informação, com qual qualidade, endereçando o resultado desse processo para quem, em qual prazo, através de qual meio ou forma.

Considerando a necessidade de agilização de informações para atender não somente requisitos  de mercado, como o pós venda, a entrega e quando necessária a reposição, a satisfação do cliente, a cobrança certa, a facilidade de contato com o cliente e atendimento de sua expectativa; mas também para atender o investidor quanto a acompanhar a evolução da empresa na qual aplicou recursos.

E ainda, não desprezando o atendimento das obrigações fiscais e tributárias junto ao órgão fiscalizador de suas operações, é fato que as organizações necessitam de processos e procedimentos bem estruturados, atualizados, com um quesito principal, que é a possibilidade de indicar de forma clara etapas da operação nas quais possa estar ocorrendo desperdício, ou ocorrendo a geração de algum tipo de contingência.

Um exemplo recente de atividade dessa natureza junto a empresa é que foi detectado que no seu atendimento comercial, por telefone, demandava tempo de espera acima da média do seu mercado de atuação resultando em perda de vendas. A implantação de procedimentos indicou a necessidade de melhora na ferramenta de venda através desse meio, e a contratação de profissional como suporte para essa área.

Em outra atividade, foi identificado que um dos documentos utilizados para suporte a operação não guardava qualquer atendimento a requisitos legais, ou seja, esse documento como suporte a pagamentos, e a registros contábeis e fiscais trazia contingencias para a empresa.

Fato importante quanto aos procedimentos é a versatilidade que os mesmos devem ter para atender alterações legais que norteiam a operação, e possam de maneira produtiva sugerir e se for o caso transferir atualizações para os processos. Exemplo atual é a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que traz as empresas a obrigação de administrar dados de terceiros na forma contemplada nessa Lei. Se temos procedimentos gessados, burocráticos, lentos de aplicação, estamos diante de um problema não de uma solução.

Item a ser considerado nessa abordagem é a tendência natural das empresas no investimento em softwares de gestão. A qualidade da informação disponibilizada a essas ferramentas é fundamental na qualidade do dado processado, sem considerar a agilidade do processamento, ou seja, se o dado é ruim ele chegará a ponta final do processo de forma bem mais rápida, como é a proposta dessas ferramentas, mas com a mesma qualidade com a qual foi inserido na ferramenta.

Processos e procedimentos bem elaborados, direcionados ao negócio, atendendo as variáveis do mesmo e do mercado de sua atuação são instrumentos fundamentais para a eliminação de desperdícios e para a dosagem correta de investimentos, além de suportarem princípios e políticas de governança, de eliminação de contingências financeiras e fiscais tributárias, e de uso pleno de ferramentas sistêmicas. Daí, teremos como consequência, o surgimento da rentabilidade e lucratividade na operação.

 

Jorge Bahia é consultor e sócio proprietário do Grupo Bahia Associados, bacharel em administração de empresas, contador, consultor de empresas, palestrante, professor em cursos profissionalizantes, com experiência profissional de mais de 20 anos em empresas multinacionais atuando na área fiscal, tributária, contábil e controladoria.

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