BPO PARA FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DOCUMENTAIS REDUZ ATÉ 36% DOS CUSTOS DO SERVIÇO

Todos os dias
inúmeros acordos são firmados no setor financeiro. Entres eles há solicitações
de crédito imobiliário, financiamento de veículos, leasing, crédito pessoal,
empréstimos, entre outros. Tratam-se de negociações representativas que
refletem fortemente nos indicadores de crescimento das instituições financeiras,
onde uma possível falha pode trazer morosidade no processo e até acarretar na
liberação de crédito indevido para o perfil avaliado.

Para evitar possíveis
lapsos e acelerar todo o trâmite para liberação da verba, as instituições
financeiras têm contratado serviços de formalização de contratos. A atividade
está reduzindo em até 70% o tempo para inserção de novos documentos e 46% no
caso de documentos solicitados mais de uma vez, levando agilidade e
assertividade nas autorizações de financiamentos, conforme levantamento da
P3IMAGE + Access, maior empresa de capital privado de gestão documental do
mundo, cujo setor financeiro tem uma representatividade expressiva em sua
carteira de clientes.  

Há alguns anos o
processo de formalização de contrato era realizado somente pela própria
empresa, através da avaliação manual dos dados, confrontando informações de um
documento com o outro, além da análise das certificações entregues com as
solicitadas para uma determinada operação. 
A atividade de conferência exige alto nível de concentração avaliado em
testes de desempenho na hora da contratação. Hoje o processo pode ser realizado
internamente ou deve ser confiado à empresa especializada que invista em testes
de perfil para a realização da atividade, tecnologia para acompanhar o passo a
passo da formalização, digitalização, repasse de todas as fases para uma
plataforma digital e depois o armazenamento dos documentos físicos em local
apropriado para guarda documental, dentro de rígidos sistemas de segurança.

Pelo teor dos dados
manuseados, que trazem informações confidenciais de clientes, é necessário que
o quesito segurança seja tão importante quanto o critério de atenção para
concluir a formalização,. Considerando estas vertentes, a P3IMAGE + Access,
investiu em tecnologias para evoluir a maneira como o mercado formaliza
contratos de crédito, saindo da dependência manual e conhecimento dos
profissionais e partindo para uma tecnologia que orienta e aponta ao
formalizador o que ele deve executar. Toda a operação é formatada de acordo com
as regras estabelecidas para cada banco, deixando  o processo 
100% transparente e auditado pelo cliente, possibilitando que, embora
terceirizado, o mesmo possa acompanhar todo o trâmite como se estivesse
ocorrendo dentro da própria instituição financeira.  Por meio da plataforma All Store, os bancos
parceiros da empresa conseguem assim visualizar todas as fases do processo. Na
sequência um dossiê contendo a documentação de todas as operações é associado a
uma etiqueta de código de barras e depois digitalizado. As imagens registradas
neste processo ficam à disposição dos clientes pela plataforma, armazenada em
um servidor próprio na matriz da empresa em SP e contingenciadas em outro
servidor que fica localizado um Itupeva, uma das filiais da
P3IMAGE+Access(Offsite Backup), protegendo integralmente a informação, caso
aconteça alguma tragédia no local. 

Além disso, a P3IMAGE
+ Access permite também o acompanhamento de todo o histórico de solicitações
requeridas por um determinado colaborador. 
“Aplicamos inteligência em um processo que já existia, porém, formatamos
um modelo que trate os dados com a devida importância que a atividade exige, já
que lida com informações confidenciais de clientes. Para nos tornarmos
especialista em todos os procedimentos de gestão documental apropriado para
bancos, investimos cerca de R$ 3 milhões para a criação de uma sala cofre, com
entrada autorizada por biometria e câmera 24h por dia”, finaliza Inon Neves,
vice-presidente da empresa.

Foto 1 – Galpão Itupeva.

Fotos 2 e 3 Galpões de processos.

Crédito: Divulgação.