COLUNA DA ESPECIALISTA EM RH VIVIANE GONZALEZ

Como usar de forma
adequada o e-mail
 
Viviane Gonzalez
Há 10 anos, ninguém podia imaginar
que a tecnologia promoveria mudanças tão drásticas, rápidas e significantes na
comunicação entre as pessoas, inclusive no ambiente corporativo. É claro que há
tendências e apontamentos de especialistas, mas a forma de comunicação dos
profissionais foi evoluindo de tal maneira que até o vocabulário também mudou.
Se antes o contato era feito só face
to face 
e muito pouco por email, agora a comunicação via e-mail vem
ganhando cada vez mais espaço. O uso da tecnologia está em alta, reuniões são
feitas por telefone, vídeo conferência, Skype e até mesmo via Whatsapp.
Dentro das empresas os colaboradores
se comunicam muito por e-mail, até mesmo para deixar formalizada algumas
conversas. Assim, como usar essa ferramenta de forma adequada? Como se destacar
dentro da empresa, aproveitar para alavancar a carreira e se tornar um
referencial apenas usando o e-mail corretamente?
De acordo com uma pesquisa divulgada
pelo Radicati Group, o uso de meios eletrônicos corporativos deve crescer, em
média, 13% ao ano até 2016. E mesmo que a troca de e-mails entre colegas de
trabalho possa parecer uma mera rotina de trabalho, é bom ficar atento, essa
atividade não é tão simples quanto parece e também possui algumas regras de
conduta.
Ainda hoje, em plena era do excesso
de informação, a maioria dos profissionais modernos não está apta a usar a
ferramenta de e-mail da empresa porque caiu nos vícios da rede ou porque não
aprendeu alguns segredos deste tipo de comunicação. É normal um tempo de
adaptação, mas hoje em dia, com a concorrência e dinamismo do mercado de
trabalho, todo cuidado é pouco.
Por exemplo, jamais deve-se usar o
e-mail corporativo para mensagens pessoais. Pois trata-se da imagem da
corporação perante o público. Erros de português, seja de ortografia ou
gramática, são praticamente inadmissíveis.
Outras situações são clássicas, como
muita prolixidade nos textos, por um lado, ou completa ausência de informação,
por outro. E se for escrever pouco, o ideal é que não contenha abreviações do
tipo que se usa nas redes sociais ou na “gíria” da Internet. O profissional
deve lembrar que se trata de um e-mail corporativo e não um post do Facebook,
por exemplo, ou uma twittada. É bom que os textos estejam organizados
esteticamente e devidamente pontuados, contenham saudações e terminem com os
cordiais “atenciosamente” ou “abraços”, dependendo do caso.
Letras maiúsculas em todo o texto
devem ser evitadas, pois passa a sensação de que a informação está sendo
transmitida em tom de ordem ou grito. O “negrito” em vermelho também deve ser
evitado. Subestima o leitor, como se ele não soubesse aquilo que está marcado
nesta cor.
Hoje em dia, as pessoas se aproveitam
da tecnologia e mal saem das suas cadeiras. Não há mais interação e pouco
relacionamento, por isso, é importante destacar que o e-mail deve ser usado
para assuntos rápidos, com frases curtas e objetivas.
Mas, se o assunto for mais longo ou
polêmico, não perca a oportunidade do face to face, fale por telefone ou
pessoalmente. As conversas são diferentes por meios eletrônicos. É muito
importante falar com as pessoas, avaliar seu comportamento e a comunicação não
verbal (gestos, olhar e etc), além de sentir o que está acontecendo.
Principalmente os profissionais de cargos mais elevados devem optar pela
tradicional, boa e organizada reunião, em casos estratégicos.
Afinal, com toda a revolução
tecnológica, a comunicação, mesmo que via e-mail, ainda é um dos fatores mais
importantes para a carreira profissional.
Veja os 10 mandamentos básicos da
etiqueta na comunicação eletrônica
1.    Não use e-mail
corporativo para mensagens pessoais;
2.    Evite erros
gramaticais e ortográficos;
3.    Pontue e acentue
adequadamente;
4.    Evite letras
maiúsculas em todo o texto;
5.    Seja coeso e
conciso;
6.    Negritos ou
grifos vermelhos também devem ser evitados;
7.    Não use
expressões típicas da web e nem abreviações inexistentes;
8.    Preencha o campo
do assunto da mensagem;
9.    Organize seu e
mail, com saudações ao iniciar e cumprimentos ao terminar;
10. Saiba que para alavancar a
carreira, você precisa dominar, inclusive, o uso do e-mail corporativo.
Viviane
Gonzalez é consultora de RH com ampla experiência em Executive Search para
todos os segmentos da indústria. É graduada em Administração de Empresas pela
PUC-RS e tem MBA em Marketing pela FGV-RS. Tem Inglês fluente e vivência
internacional.

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