IMPORTÂNCIA DO LASTRO DOCUMENTAL NA COMPROVAÇÃO DO GASTO

COLUNA DO CEO DO GRUPO BAHIA ASSOCIADOS JORGE CARLOS BAHIA

Muitas empresas implantam procedimentos relacionados a controles de gastos com colaboradores para que eles possam exercer suas atividades, mas esquecem de revisar, periodicamente, pontos importantes desses controles que se relacionam principalmente com o lastro documental para a operação e o desembolso. Temos aqui procedimentos como acertos de despesas pós gastos do colaborador, adiantamentos de valores para  a prestação de contas posteriormente pelo colaborador, gastos com documentos não aceitos como comprovantes de pagamentos, e outras várias situações. bahia novas_DSC0506

O Fisco Federal está atento a gastos que na visão conceitual dele, não fazem parte e não são necessários para a empresa desenvolver suas atividades. Recentemente o CARF – Conselho Administrativo de Recursos Fiscais, última instância administrativa nas discussões  tributárias do contribuinte com o Fisco, se manifestou contrariamente ao contribuinte  em tema relacionado a autuação sobre despesas dedutíveis no imposto de renda e na contribuição  social na empresa, referente a aluguel de carro para colaborador da empresa realizar  suas atividades. A manifestação contrária ocorreu pela ausência de documentação que comprovasse a despesa e a necessidade da mesma no dia a dia da atividade empresarial e do colaborador.

A questão em termos conceituais está relacionada a comprovar a natureza indenizatória do gasto, ou seja, valor disponibilizado para cobrir despesas com locomoção indispensáveis  para a atividade do colaborador e para a empresa alcançar seu objetivo societário, empresarial e comercial e a documentação comprobatória dos fatos.

O controle da operação parece ser atividade simples, mas houve dificuldades da empresa na comprovação atrelando o gasto,  a necessidade de uso, e essa necessidade vinculada a atividade empresarial e, principalmente, a contratação e os comprovantes de dispêndio que deveriam caracterizar o mesmo como sendo de natureza indenizatória. Por exemplo a disponibilização do carro ao colaborador durante todo o mês, mas o uso na atividade laboral somente em dias úteis e no horário normal de trabalho. Muitos procedimentos  dessa natureza pós sua confecção não são revistos com o objetivo de ajustá-los em pontos como esses comentados sendo importante que as empresas realizem essas críticas e atualizações.

Jorge Carlos Bahia, bacharel em administração de empresas, contador, consultor de empresas, palestrante, professor em cursos profissionalizantes, sócio proprietário do Grupo Bahia Associados,  com experiência profissional de mais de 20 anos em empresas multinacionais atuando na área fiscal,  tributária, contábil e controladoria.

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