Panorama de Negócios
Empresas
perdem no mínimo R$ 900 mil ao ano com a realização de reuniões improdutivas
devido a falta de planejamento no que se refere ao tema da reunião, de definição
da pauta dos assuntos a serem abordados e o tempo para discutir essas questões.
A diretora da Velasco Consultoria Organizacional, Lúcia Velasco, explica que
esse cálculo é feito tomando por base a média salarial dos envolvidos na tomada
de decisões de uma empresa com, por exemplo, 30 executivos considerando o
número de horas destinadas a essas reuniões nas quais não se chegaram às
soluções somadas ao longo do ano podem atingir esse patamar. Segundo ela, uma
empresa de grande porte com 3000 colaboradores e 200 profissionais que
participam de reuniões com tomada de decisão e soluções de problemas esse
prejuízo pode chegar a R$2,4 milhões ao ano.
agilizar o processo e reverter este quadro, a consultora Lúcia Velasco sugere
que as empresas apliquem a técnica de condução de reunião. “Normalmente as
pessoas não são assertivas de colocarem foco e de não deixar incluir um tema
que não estava na pauta. Às vezes está se tratando de um assunto e vem outro
assunto que começa a ser discutido e se esquece do assunto anterior que era
muito importante. A gente vê muito isso no treinamento. As pessoas não definem
prazo, não estabelecem as pendências e as atividades que foram discutidas na
reunião. Tudo isso torna uma reunião improdutiva”, explica.
As
reuniões, quando utilizadas de forma adequada, favorecem a comunicação, o
alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões, solução de
problemas e, se bem conduzidas, envolvem pessoas chave no processo, trazendo
como subproduto a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. A falta
de planejamento somado à falta de habilidade dos participantes são os
principais fatores que levam à uma reunião improdutiva.
abordado pelo chefe para uma reunião, o funcionário geralmente sente receio em
declinar, mesmo sabendo que será tempo perdido. Neste caso, o profissional deve
questionar sobre qual assunto será tratado e qual o papel dele na reunião. “Ao
fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação
de quem ele está indicando para reunião”, aponta.
Para que o encontro tenha qualidade e produtividade é preciso que uma pauta
seja definida antes da reunião, contendo principalmente os assuntos a serem
abordados e o tempo aproximado de cada um. “O ideal é que seja conduzida por
alguém capaz de focar os assuntos”, lembra Lúcia. Uma alternativa para evitar o
desperdício de tempo são as stand up meetings, realizadas somente para assuntos
mais rápidos e informativos.
A
consultora sugere que, se ocorrer da reunião ser dispensável, é importante que
a organização opte por outros recursos para resolver a situação, como a
utilização do telefone e e-mail. Caso a reunião seja necessária é importante deixar
claro os objetivos e os resultados esperados convidando pessoas que realmente
irão agregar valor ao encontro.
Velasco destaca a importância de uma consultoria organizacional nesse processo.
“O nosso papel além de treinar na condução da reunião e na técnica é mostrar o
quanto que a falta de assertividade desses profissionais pode trazer um
prejuízo para as pessoas e para a organização. O maior problema que nós podemos
contribuir nesse caso é o posicionamento das pessoas. Muitas vezes elas não se
posicionam por medo de rejeição, da exclusão e da crítica e nesse caso nós
mostramos muito bem como é importante as pessoas se posicionarem”, diz.
Fundada
em 2003, a Velasco é uma consultoria especializada em processos de mudança,
desenvolvimento humano e organizacional a partir de trabalhos como treinamentos
comportamentais, treinamento de liderança, coaching, avaliação para
desenvolvimento entre outros. A fundadora da empresa, Lúcia Velasco, atua na
área de recursos humanos em empresas nacionais e multinacionais há mais de 30
anos. Os três pontos principais que caracterizam o diferencial da empresa são a
experiência prática, foco na criação de valor agregado e resultados
mensuráveis. A Velasco atua ainda como parceira de seus clientes, com ações
customizadas às particularidades de cada um deles, além de prestar serviços
condizentes com a cultura das empresas e as necessidades dos profissionais.
