Panorama de Negócios
Crédito: Daniel Zimmermann.
Fundado em Roma em 1894 e presente em 13 países, o Instituto das Apóstolas do Sagrado Coração de Jesus (IASCJ) atua com diferentes frentes. No Brasil, comanda uma das principais redes de educação do país – a Sagrado – e conta também com instituições assistenciais para promoção humana e responsabilidade social. A presença em diferentes estados dificultava o controle e repasse de informações entre unidades. Rosana Portella, do departamento de Recursos Humanos, explica que a utilização de e-mails não agradava a direção. “Tínhamos muita insegurança, pois cada unidade recebia mensagens diferentes, o que impossibilitava um controle geral e o gerenciamento das informações”, diz.
Crédito: Daniel Zimmermann.
Para facilitar a gestão, o IASCJ trocou o uso do correio eletrônico por uma solução para Centro de Serviços Compartilhados (CSC), o 0800net, da Ellevo. Com o sistema, que permite o controle de diferentes unidades em uma mesma base online, através da abertura de tarefas, o instituto passou a ter um domínio efetivo da área de Recursos Humanos. Atualmente 14 colégios da rede Sagrado e cinco instituições, entre casas de repouso e centros assistenciais, usam a solução. “Muitas vezes não recebíamos o e-mail, ou a mensagem caía no spam, e por isso o solicitante precisava ligar para confirmar se a demanda havia sido recebida. Isso gerava um alto custo com ligações interurbanas, além de tornar o processo mais lento. Não havia uma parametrização das ações, cada unidade atuava de uma forma diferente. Com o 0800net eliminamos estes problemas”, avalia a gestora.
Crédito: Divulgação.
Com o 0800net, o Instituto passou a contar com novas métricas para avaliação das atividades e melhor atendimento das demandas do Departamento Pessoal. “Conto agora com um dashboard que me permite saber a quantidade de chamados por cada atendente, o tempo em que foi realizada a ação, além de analisar quais assuntos são mais requisitados. Assim podemos montar um plano de ação para solucionar estas dúvidas”, enfatiza Rosana. Através do sistema, o gerenciamento é feito diariamente pelo gestor da área de Recursos Humanos junto aos atendentes, reduzindo o tempo de resposta. “O mais importante é a segurança da informação, porque nada transita por e-mail e todos os históricos ficam guardados, independente do analista que atender o chamado”, avalia.
A área financeira das instituições de São Paulo também já utiliza o sistema e em breve o setor contábil será gerenciado através da solução. “Nosso objetivo é deixar de ser dependente do e-mail, que é uma ferramenta pouco confiável e prática para o nosso caso. Em São Paulo, os pagamentos e envio de guias são realizadas via 0800net, com visualização do setor de RH, que não precisa mais realizar o contato pessoal para realização da solicitação”, conclui a gestora.
