ESPECIALISTAS DICUTEM REUNIÃO NO TRABALHO

Se for feita uma pesquisa junto aos colaboradores de empresas sobre o
que acham da realização de reuniões no ambiente de trabalho provavelmente a
maioria deles reclamaria, pois em meio a um turbilhão de tarefas é algo que
mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com
a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com
outras atividades. Principal ferramenta das organizações para alinhar o
planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas têm sido motivo de
controvérsia nas empresas, o que pode ser vencido com planejamento, uma boa
pauta e objetivos claros. 

Muitas
são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de
resultados nas reuniões, no entanto, há outros benefícios consequentes da
rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do
espírito de equipe, justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das
organizações modernas.

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio Miorin, disse que os
modelos de reuniões atualmente  seguem
uma tendência de poucas pessoas e a tendência é a de se levar pessoas com poder
de decisão, pois caso contrário as pessoas vão falar e nada srá decidido. As
reuniões com muitas pessoas provocam dispersão e acabam fugindo do foco.

Para Sergio Miorin o brasileiro ainda não aprendeu a fazer reunião. A
quantidade de reuniões muitas vezes é absurda, além do que deveria. “Já foi
detectado em pesquisas que um terço das reuniões são aproveitáveis. O resto é
perda de tempo”, diz.

O especialista Sergio Miorin acredita que alguns pontos devem ser
observados para o sucesso de uma reunião. “É preciso ter objetividade na hora da
convocação. As pessoas estarem preparadas e entenderem o que é uma reunião. Ter
um tempo. Algo que funciona bastante também é ter um cronômetro regressivo
porque o pessoal acaba percebendo a noção da hora. Ele começa com uma hora e vem
regredindo para as pessoas terem a sensibilidade de que está acabando a
reunião”, explica.

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio
Miorin, ressalta que os encontros reduzem os retrabalhos, pois alinham o planejamento
e comunicação entre a equipe. No entanto, ele reconhece que a maioria das
empresas utiliza a ferramenta de forma equivocada. “Uma reunião, de forma
geral, deve ter a duração de, no máximo, 1 hora.  Caso contrário, ela pode
gerar malefícios como: perda de tempo, confusão de informações, falhas em
projetos, desgastes emocionais, redução de eficiência e até mesmo prejuízos
financeiros para empresa”, aponta.

Na
avaliação da especialista na área de recursos humanos e diretora da Business
Partners Consulting Interior São Paulo, Viviane Gonzalez, quando bem
organizadas, as reuniões têm a função de buscar a solução de conflitos de forma
rápida. Para ela as reuniões presenciais são muito importantes. “Hoje em dia
tem e-mail, telefone, conference call, skype e tudo mais. Sim a gente tem esses
meios de comunicação, mas a reunião presencial ainda é importante, mas para
isso você tem que ter uma pauta definida, ver quem vai participar  da reunião, se as pessoas que estão
participando tem poder de decisão para não ficar aquela coisa de enrolação e
tem sempre que ter um mediador ou um líder numa reunião para não fugir do
foco”, destaca.

Viviane e
Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um
relatório, ATA ou, no mínimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos
os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas. Ao líder, cabe a
responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. “Nesse momento,
entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido, de forma que todos
saibam o que devem fazer”, destaca Viviane.

No
entanto, Viviane Gonzalez lembra ainda que há reuniões de discussões, que nesse
caso a regra básica de uma hora e mais 15 minutos para considerações finais,
não é levada em consideração. “Existem reuniões de discussões onde se vai para
falar uma série de ideias e não precisa sair com nada definido. Você vai
justamente para pensar, para usar o teu lado criativo , colocar algumas coisas
e tudo mais. São reuniões de briefing
que a gente chama. Nesse caso essas reuniões podem durar mais tempo, pois as
pessoas que estão lá são pessoas criativas, como da área de marketing, mas
reuniões de vendas, de finanças, elas são muito pontuais. Elas tem um objetivo
final a ser concluído”, diz.

Foto 1 – Sérgio Miorin
Foto 2 – Viviane Gonzalez
Crédito Divulgação

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