que acham da realização de reuniões no ambiente de trabalho provavelmente a
maioria deles reclamaria, pois em meio a um turbilhão de tarefas é algo que
mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com
a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com
outras atividades. Principal ferramenta das organizações para alinhar o
planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas têm sido motivo de
controvérsia nas empresas, o que pode ser vencido com planejamento, uma boa
pauta e objetivos claros.
Muitas
são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de
resultados nas reuniões, no entanto, há outros benefícios consequentes da
rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do
espírito de equipe, justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das
organizações modernas.
Para Sergio Miorin o brasileiro ainda não aprendeu a fazer reunião. A
quantidade de reuniões muitas vezes é absurda, além do que deveria. “Já foi
detectado em pesquisas que um terço das reuniões são aproveitáveis. O resto é
perda de tempo”, diz.
O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sergio
Miorin, ressalta que os encontros reduzem os retrabalhos, pois alinham o planejamento
e comunicação entre a equipe. No entanto, ele reconhece que a maioria das
empresas utiliza a ferramenta de forma equivocada. “Uma reunião, de forma
geral, deve ter a duração de, no máximo, 1 hora. Caso contrário, ela pode
gerar malefícios como: perda de tempo, confusão de informações, falhas em
projetos, desgastes emocionais, redução de eficiência e até mesmo prejuízos
financeiros para empresa”, aponta.
avaliação da especialista na área de recursos humanos e diretora da Business
Partners Consulting Interior São Paulo, Viviane Gonzalez, quando bem
organizadas, as reuniões têm a função de buscar a solução de conflitos de forma
rápida. Para ela as reuniões presenciais são muito importantes. “Hoje em dia
tem e-mail, telefone, conference call, skype e tudo mais. Sim a gente tem esses
meios de comunicação, mas a reunião presencial ainda é importante, mas para
isso você tem que ter uma pauta definida, ver quem vai participar da reunião, se as pessoas que estão
participando tem poder de decisão para não ficar aquela coisa de enrolação e
tem sempre que ter um mediador ou um líder numa reunião para não fugir do
foco”, destaca.
Viviane e
Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um
relatório, ATA ou, no mínimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos
os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas. Ao líder, cabe a
responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. “Nesse momento,
entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido, de forma que todos
saibam o que devem fazer”, destaca Viviane.
Foto 1 – Sérgio Miorin
Foto 2 – Viviane Gonzalez
Crédito Divulgação
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