SEIS DICAS DE TECNOLOGIAS CAPAZES DE REVOLUCIONAR A PRÁTICA DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL

Em meses de conversas
que tive com inúmeros escritórios de contabilidade, a maior queixa dos
empresários deste setor é o processo de digitação de lançamentos, que
impossibilita a escala do negócio, sem que para isso o quadro de colaboradores
também cresça, puxando para cima os gastos com folha de pagamento e pessoal.

Na procura por
alternativas para expansão, um gargalo fica evidente no dia a dia dos
contadores: é humanamente impossível aumentar a capacidade que um único
colaborador tem de realizar seu trabalho, se este profissional trabalha de
forma tradicional, digitando lançamento por lançamento dos clientes. Grande
parte do trabalho, a maior parte do tempo gasto é com redigitação, uma tarefa
necessária, porque não vem digitalizado do cliente, apesar do pequeno
empresário muitas vezes já ter imputado esses dados dentro do sistema de gestão
que utiliza.

Esses mesmos
profissionais, que, como eu, cursaram por anos o curso de contabilidade, um dos
mais difíceis das ciências exatas, acabam desperdiçando o profundo conhecimento
técnico que angariaram na formação de nível superior, tempo no qual trabalham
na simples cópia ou transcrição de números.

Para resolver essa
situação, estamos em meio à uma revolução deste mercado, por meio da
tecnologia. As questões sobre como o contador pode escalonar o negócio com uso
da tecnologia podem começar a serem respondidas com as seis dicas que seguem:

1 – Procure por
sistemas de gestão online – A primeira dica da lista vale não apenas para os
contadores, mas também para seus clientes. Quando as empresas utilizam sistemas
de gestão online, os dados que foram inseridos durante todo o mês podem ser
importados para o sistema contábil que o contador utiliza. Uma mudança que pode
diminuir o tempo que o contador leva para inserir os dados em seus sistema, dos
tradicionais 2 dias, em média, para menos de 
10 minutos.

2 – Invista tempo no
time de contabilidade – O ganho absurdo de produtividade que a integração
contábil traz para o escritório de contabilidade pode transformar o papel dos
contadores, de simples digitador, para consultores. Para isso é necessário que
os colaboradores do escritório estejam preparados para assumir esse novo papel.
É importante que gestores promovam discussões e até a avaliação periódica dos
profissionais, para que o contador vista a camisa dessa nova função, a de consultor.

3 – Transforme a
contabilidade em uma estratégia – A contabilidade, historicamente, apenas
tabulava dados. Com o maior tempo disponível e graças aos processos digitais o
contador pode se dedicar a refletir o que está acontecendo na vida financeira
dos clientes. Se o cotidiano das empresas está gerando números fracos, porque
isso está acontecendo? Existe algum ponto da operação que pode ser enxugado,
transformado ou renovado? Essas perguntas poderão ser respondidas, já que a
contabilidade deixa de ser um depósito de números e adquire capacidade
analítica.

4 – Entenda a nova
geração de clientes – Os empreendedores deste século têm um novo perfil. Eles
são conectados, ágeis e sensíveis à burocracia. Fica claro que a integração
digital dentro dos escritórios também traz rapidez aos processos. Ainda assim,
não depende somente dos softwares; o protagonista da desburocratização precisa
ser você, contador e empresário de contabilidade. Sem a transformação do
pensamento e do modo de trabalho dos profissionais que analisam os números dos
clientes, a mudança é pequena. Ela toma significado quando a contabilidade
entende os ganhos materiais e imateriais e passa a fazer diferença com seu
trabalho, ganhando com isso a satisfação dos clientes e a expansão dos negócios.

5 – Faça sucesso na
rede – Com o distanciamento físico das empresas que procuram pelos serviços da
contabilidade, os clientes cada vez mais escolhem seus contadores por meio da
internet. Por isso, é importante não apenas estar presente em um domínio
online, mas também mostrar aos clientes que seu escritório existe e está pronto
para atender. O Google AdWords, plataforma de anúncios do famoso buscador, é
acessível para empresas de todos os tamanhos e pode trazer ótimos resultados
para o seu escritório.

6 – Realize um
trabalho preventivo – Parte do papel analítico do contador, que citei no
início, contempla também evitar problemas e equívocos futuros. Quando o cliente
vai emitir uma nota fiscal, por exemplo, ele pode assinalar um imposto errado, uma
alíquota com valor incorreto. É nesse momento que o contador pode identificar e
orientar o cliente, por meio da integração digital, para consertar um possível
erro gastando muito pouco do tempo disponível. Dessa forma o contador terá
menos trabalho, realizará um trabalho preventivo, não reativo. No final do mês,
o retrabalho deixa de existir e o cliente ainda terá uma percepção muito mais
positiva do trabalho do contador.

O trabalho do
contador é importante para a micro e pequena empresa ser mais produtiva e ter
mais chances de sucesso. A única coisa que faltava aos escritórios era a ajuda
da integração digital, que reduz custos, tempo e retrabalho. Informe-se sempre
e busque alternativas para que o seu escritório ganhe a escala necessária,
capaz de ampliar a performance e os rendimentos do negócio de contabilidade, e
consequentemente dos clientes também.

Marcelo dos Santos é contador e sócio da ContaAzul.