ALERTA EMPRESARIAL – GESTÃO DO DESPERDÍCIO E O IMPACTO NOS NEGÓCIOS

COLUNA DO CEO DO GRUPO BAHIA ASSOCIADOS, JORGE BAHIA

O conceito de desperdício está relacionado a aplicação de recursos que não trazem benefícios para o investidor. Na figura do investidor podemos ter pessoas físicas, ou, pessoas jurídicas, sendo que consideramos no foco dessa nossa abordagem o desperdício relacionado as empresas.

É comum nos depararmos com situações nas quais as empresas tem controles e apontamentos voltados a administrar o desperdício, ou seja, elas já consideram o mesmo como parte integrante do processo, e dessa forma, como componente da operação, eles tendem a crescer em paralelo a evolução dos negócios.

Essa situação é identificada em vários pontos da estrutura da operação, seja na administração do estoque, na produção, nas despesas de áreas de suporte a operação como área comercial, pós venda, administração, finanças e outras.

O que é interessante no fato, está relacionado a manter-se uma administração do desperdício sem muitas vezes ter noção de sua extensão, e de seus impactos financeiros para o negócio. Exemplo, é a má administração do estoque, que além de causar gastos desnecessários com a compra em si, com o transporte, com os gastos de armazenagem e seguro, traz na sua esteira, de forma desapercebida ou desconhecida, a necessidade de estorno de créditos de tributos indiretos como ICMS, IPI, PIS, Cofins, estornos esses que são somados ao valor do desperdício que se pressupõe de  fácil identificação, ou seja, já temos ai um agregado de valor. Devemos considerar, também, que esse desperdício, agora atualizado pelo adicional de impostos indiretos, impactará também o resultado da operação o que deve ser considerado nessa valorização total. Assim, aquele valor de desperdício que muitas vezes é considerado parte integrante do processo, durante o mesmo vai tomando corpo de forma que sua valorização pode retirar a rentabilidade e a lucratividade do negócio.

No caso do estoque temos forma de realizar essa administração de maneira a eliminar esse desperdício, ou seja, métricas quanto a definição de qual é o estoque de segurança, produtos por classe de uso, cláusulas contratuais de programação de compras e entregas, racionalização de uso de materiais em processos industriais através de programas relacionados ao controle da produção, e outras ações de administração desse item patrimonial.

Isso não ocorre somente com a questão de estoque, temos também, identificação desses eventos com energia elétrica, referente a gastos em áreas não ocupadas bem como com  máquinas e equipamentos sem uso efetivo para o fim ao qual se destinam, temos áreas físicas que necessitam de manutenções preventivas e segurança patrimonial sem ocupação revertida em resultado para a empresa, temos despesas relacionadas as áreas de suporte como campanhas de divulgação de produtos que não demonstram ter expressividade na linha de fornecimento da empresa, ou, manutenção de instalações externas como armazéns de distribuição, ou mesmo escritórios avançados, que não justificam qualquer acréscimo de rentabilidade ao negócio, temos uma má administração de gastos relacionadas a CAPEX e a OPEX que poderiam trazer ganhos financeiros e operacionais.

Como mencionamos, é interessante que esses eventos, e vários outros que não trazem qualquer benefício ao negócio, talvez pela sua naturalidade de envolvimento operacional durante anos de atividade, ou mesmo, pela falta de conhecimento de sua extensão por parte de quem os administra são tratados como componente normal e natural de planos orçamentários, e outros controles econômicos e financeiros da operação.

Ponto que não podemos desprezar nessa análise é a evolução tecnológica que as empresas estão implantando e atualizando em suas transações. O uso de ferramentas dessa modalidade, tem o intuito de dar agilidade ao processo, agilidade essa, revestida de toda qualidade que o dado necessita ter para a boa gestão do negócio. Quando temos o desperdício como parte integrante das operações e temos uma ferramenta de gestão baseada em tecnologia, um sistema “ERP”, corre-se o risco de darmos agilidade sem qualidade ao processamento de informações que são vitais na administração do empreendimento.

O exemplo acima referente ao estoque ilustra bem essa questão. Aceitar o desperdício como um componente das atividades tendo como suporte operacional um bom sistema de gestão, é agilizar a informação desse desperdício, ou seja, é dar corpo a ele de forma rápida e sem acompanhamento, isso pela agilidade do processamento, mas com total carência de qualidade. Essa agilização de processamento tem aplicação direta em todos os outros exemplos mencionados, ou seja, evidencia lá na ponta, lá na análise do resultado o quanto a empresa teve de investimento sem qualquer retorno.

Com a proposta de termos o controle dos investimentos realizados e dos benefícios que eles propuseram a empresa temos o projeto 2GI&C. Ele é uma ferramenta utilizada com o foco de eliminar desperdícios,identificando previamente as situações e operações que precisam de ajustes antes de obterem a aplicação de recursos, sejam esses recursos de natureza material, financeira, ou esmo profissional.

A identificação dos  “2 Gs” tem relação direta com  Governança e com a Gestão, “o I”  vincula as atividades do Projeto a Interoperabilidade, ou seja, a “interação” entre sistemas, a transparência de comunicação e qualidade das informações entre sistemas utilizados na operação, e o  “C”  refere-se ao Compliance, ou, ao atendimento às conformidades, regras, normas que estão diretamente relacionadas as atividades e operações em análise.

O uso dessa metodologia permite é identificar a causa a corrigir, suas fontes de alimentação, valorizá-las, corrigi-las, implantar ajustes para eliminar as ocorrências perversas, validar procedimentos e a qualidade do seu fluxo de informações, de forma a tornar esse novo fluxo auto sustentável com métricas periódicas de acompanhamentos voltadas ao resultado.

Neste período de confecção do orçamento para 2021, de revisão de métricas, de ajustes de eventos não tão bem sucedidos em 2020,  é ideal você conhecer o Projeto 2GI&C e ter uma demonstração, sem compromisso, sobre o mesmo e sobre os resultados que ele pode propiciar ao seu negócio.

Identifique seus pontos de desperdícios de forma a eliminá-los e não de forma a fazer deles parte do processo.

 

Jorge Bahia é consultor e sócio proprietário do Grupo Bahia Associados – bacharel em administração de empresas, contador, consultor de empresas, palestrante, professor em cursos profissionalizantes, com experiência profissional de mais de 20 anos em empresas multinacionais atuando na área fiscal, tributária, contábil e controladoria.

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