ADMINISTRAR FATORES PARA QUE NÃO OCORRAM PERDAS

Recentemente fui
convocado a participar de reunião em empresa  do ramo industrial cuja
chamada para a mesma foi “administração
de perdas”.

Já na identificação
dessa convocação achei estranho o título mas realizei o seu atendimento.

Realmente o tema era
exatamente esse “administração de
perdas” e o direcionamento de toda a abordagem pelas preliminares da
reunião foi no sentido de como administramos as perdas da produção e
distribuição.

Fui obrigado a fazer
uma interferência no início da da reunião quanto as colocações realizadas,
propondo alinharmos uma questão de suma importância no momento atual no que diz
respeito as questões econômicas, financeiras e políticas.

Quem em  “sã
consciência”, nos tempos atuais, de aumento de carga tributária, aumento de
custos, aperto financeiro, falta de perspectivas positivas  e outras
variáveis, pode pensar ou admitir  “perdas” em seu processos industrial,
comercial ou mesmo de prestação de serviços.

Me senti no direito
de fazer  uma breve colocação indicando, que ao meu ver, a abordagem
deveria obrigatoriamente ser outra.  A chamada correta, imagino, seria “administração para que não tenhamos perdas”.
Dá forma originalmente colocada na convocação passou-se a ideia de que 
temos uma perda e agora precisamos administrar o resultado da mesma. Essa
administração poderia ter a conotação de análise econômica e financeira do seu
resultado, ou mesmo a administração do seu estoque, ou até a destinação física
do material resultante dela.

Ressaltei que
poderíamos até abordar e analisar o tema com base nesse fato já consumado “a perda”, mas não poderíamos conviver
com ele nos dias de hoje mediante os fatores econômicos e de ajustes acima
citados (aumento de custos, aumento de impostos, aperto financeiro, etc….).

Feito esse breve
comentário e, agora, trazendo o mesmo tema para uma visão mais ampla em termos
de conceitos relacionados a controladoria e a finanças, as perdas ou
desperdícios caracterizam-se pelos gastos além do necessário direcionados pela
empresa para obtenção de resultado planejado. Para ilustrarmos melhor a ideia
podemos considerar que  o processo certo gera o resultado certo, que por
sua vez apresenta a rentabilidade projetada pelo investimento, a questão é a
que custo isso vai ocorrer?

Quando houver
possibilidade operacional é importante que possamos ter processos
organizacionais que se balizem por fluxos contínuos de forma que a realização
dos mesmos apresente condições pela constância de execução e identificação de
possíveis problemas. Para estes, a busca de soluções nas etapas iniciais do
procedimento minimizam impactos, ou seja, elas, as soluções,  se tornam
menos agressivas, e os ganhos produtivos surgem de forma mais rápida e
sustentável. É fundamental que tenhamos a cultura de interromper o processo com
o objetivo da análise das ocorrências não conformes. Nada de empurrá-las 
para as etapas seguintes, pois é fato que as ocorrências não conformes quando
nas fases inadiáveis do processo terão um efeito  multiplicador se
comparadas com a ocorrência original.

Óbvio que nem todos
os processos de uma organização podem ter a característica de repetição acima
mencionada, existem processos que as ocorrências pontuais são a matéria prima
da atividade. Nas áreas financeira e de controladoria, por exemplo, a variação
do dólar, as alterações de impostos, e outras questões variam constantemente,
porém o foco do administrador deve ser, também para elas,  a gestão
voltada a eliminar  perdas. Fazendo  paralelo de análise com um
controle de produção é como se usássemos o conceito “Kanban” de controle de
estoque, ou seja, quando, quanto e o que produzir.  Sobre como produzir
(geração de relatórios, análise dos mesmos, avaliação em comparação a
orçamentos, etc…) temos conhecimento, assim, o importante na análise são
aspectos de natureza temporal e quantitativos relacionados a determinado item,
ou determinada questão. Dessa forma, a visão relacionada a controle operacional
e financeiro de determinada atividade e ao seu investimento e consequente
desembolso monetário necessita estar suportada em fortes parâmetros sobre em
que momento realizar a ação e o quanto ela deve trazer de resultado para o
negócio. É o caso, por exemplo, da análise sobre redução de custos, ou de forma
mais ampla e seguindo a inicial da abordagem, o caso da redução de custos “versus”  a administração para que não tenhamos perdas sejam elas de que
natureza forem.

Imagino que o foco da
análise deve estar relacionado a convicção quanto a sabermos operacionalizar o
negócio, sabermos produzir, sabermos vender, sabermos prestar um bom serviço.
Necessitamos saber, também,  identificar e eliminar possibilidades de
perdas ou desperdícios,  aqueles adicionais desnecessários de esforços que
não podem ocorrer pois a contra partida deles é o invariável aumento de custos.
No momento atual a abordagem correta não é a administração de perdas ou
desperdícios, e sim a administração de fatores para que as perdas e
desperdícios não ocorram.

Jorge Carlos Bahia, bacharel em administração de empresas,
contador, consultor de empresas, palestrante, professor em cursos
profissionalizantes, sócio proprietário do Grupo Bahia Associados,  com
experiência profissional de mais de 20 anos em empresas multinacionais atuando
na área fiscal,  tributária, contábil e controladoria.