COLUNA DA PROFESSORA ROSA PERRELLA

Administração do
Tempo

Rosa Perrella

Administrar o tempo não é uma questão
de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber
definir prioridades.

Provavelmente (numa sociedade
complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos
e desejamos fazer. Saber administrar o tempo é ter clareza cristalina sobre o
que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e
desejamos fazer – e tomar providências para que essas coisas mais prioritárias
sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas
tudo bem: elas não são prioritárias).

Dentre as coisas que vamos listar
como prioritárias, algumas estarão ali porque nos são importantes, outras
porque são urgentes. Imagino que algo que não é NEM importante NEM urgente não
estará na lista de ninguém. E também sei que na lista de todo mundo haverá
coisas que são IMPORTANTES E URGENTES. Não resta a menor dúvida de que estas
coisas devem ser feitas imediatamente, ou, pelo menos, na primeira
oportunidade. Poucas pessoas questionarão isso. O problema surge com coisas que
consideramos importantes, mas não urgentes, e com coisas que são urgentes, mas
às quais não damos muita importância.

Quando aceitamos um emprego, estamos,
na realidade, nos comprometendo a ceder a outrem o nosso tempo (e, também, o
nosso esforço, a nossa capacidade, o nosso conhecimento, etc.). Este é um
problema real e de solução difícil: não somos donos de boa parte de nosso
tempo.

Acontece, porém, que geralmente
usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos que fazer hora
extra ou trazemos trabalho para casa), ou mesmo o tempo que passamos em casa.
Usar mal QUER DIZER que muitas vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não
é nem importante nem urgente, mas apenas algo que sempre fizemos, pela força do
hábito.

Administrar o tempo é ganhar
autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio. É uma batalha
constante, que tem que ser ganha todo dia. Se você quer ter a autonomia de
decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, você tem que ganhar
esse tempo deixando de fazer outras coisas que são menos importantes para você.
Em última instância pode ser que você até tenha que, eventualmente, arrumar
outro emprego ou outra ocupação.

O tempo é distribuído entre as
pessoas de forma bem mais democrática que muitos dos outros recursos de que nós
dependemos (como, por exemplo, a inteligência). Todos os dias cada um de nós
recebe exatamente 24 horas (a menos que seja o último dia de nossas vidas): nem
mais, nem menos. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de
democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido
hoje (perdido no sentido de que não realizei nele o que precisaria ou desejaria
realizar) não é recuperado depois: é perdido para sempre.

Há os que afirmam, hoje, que o
recurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias
primas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo se
ganha, ou se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes nem
urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes.

Quem tem tempo não é quem não faz
nada: é quem consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo
que quer.

Por outro lado, ser produtivo não é
equivalente a estar ocupado. Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas
exatamente porque são improdutivas – não sabem onde concentrar seus esforços e,
por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em
primeiro lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde
se vai.

Administrar o tempo, em última
instância, é planejar estrategicamente a nossa vida. Para isso, precisamos, em
primeiro lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde
quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O segundo passo é
começar a transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e
decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é
criar planos táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para se
chegar aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em
geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem que ser
feito. Durante todo o processo, precisamos estar constantemente avaliando os
meios que estamos usando, para verificar se estão nos levando mais perto de
onde queremos vamos querer estar ao final do processo. Se não, troquemos de
meios (procuremos outro emprego, por exemplo).

Mas tudo começa com uma verdade tão
simples: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca vai chegar lá –
por mais tempo que tenha.

Quando o nosso tempo termina, acaba a
nossa vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem
administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração
de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa
vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao
alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação.

Adaptação do texto Gestão e Liderança
–FGV Management.

Rosa Perrella é consultora em gestão de
pessoas, coaching e mentoring organizacional, palestrante e professora nos
cursos de Pós Graduação e de Capacitação Gerencial na IBE FGV Campinas.
Especialista em estratégias de lideranças e desenvolvimento de equipes – Team
Building.  Mestranda em Educação, formada em Administração, 
com  MBA em Desenvolvimento Humano de Gestores pela IBE-FGV Campinas, além
de Pós-graduação em Gestão Estratégica de Negócios, Psicologia Transpessoal,
Marketing Empresarial, Gestão de Pessoas e Negociação Avançada.

Saiba mais: www.rosaperrella.com.br / [email protected]